祁璐琳

摘要：从过去的纸笔办公到如今的无纸化办公，计算机办公软件的地位在各行各业的办公应用中变得越来越重要，这是社会发展和科技进步的必然结果，也是推动社会进步众多因素中不可忽视的一支重要力量。本文是笔者对日常办公经验的总结，旨在阐述计算机办公软件是如何在办公得以应用，又如何使其进一步完善。

关键词：计算机；办公软件；应用

目前计算机办公软件已经广泛应用于教学科研、政府办公和商务应用中，随着计算机办公软件在办公应用中的不断普及，我们的办公效率得到了很大的提高。但是也应该看到，计算机办公软件在带来方便的同时也存在着不可忽视的缺点，本文将从其优缺点入手，分析其在各类办公中的应用，然后在此基础上提出改进意见。

一、计算机办公软件应用的利弊分析

（一） 计算机办公软件应用的优势

计算机办公软件应用的优势主要体现在它的跨地域应用，检索快速便捷，携带方便以及安全系数高等方面。在办公软件的应用中，我们可以实现跨地域的快速传递和检索，只需要通过网络在很短的时间内就可以将所需内容传出或接入。办公软件应用的优势同样也表现在检索文献的速度上，它使我们摒弃了先前的一句句阅读来检索的习惯，利用计算机化的办公软件进行关键词检索，可以直接得到我们想要的结果。随着更多数字化产品的出现，计算机办公软件的应用使我们将大量材料的携带变成一个笔记本或者是一个储存盘的小物件，并且利用现在的加密技术，为那些想窃取我们资料的人增加了难度，这对于提高办公效率，增强办公安全都有很大的帮助。同时，通过办公软件的应用，实现了社会办公的标准化、信息化和现代化。

（二）计算机办公软件应用的劣势

尽管计算机办公软件的应用存在着这样或那样的好处，但是其不足之处也必须引起我们的警示。首先，非法软件和计算机病毒的存在使得企业资料、个人信息和机密文件变得不是那么安全，随着计算机技术的普及，随之而来的是计算机网络攻击的增加，各种文件资料被恶意窃取，这就要求我们在安全技术方面要不断实现突破。其次，计算机办公软件的统一也就意味着各种特定和特殊用户的需求不能得到有针对性的满足，这说明计算机办公软件在提高办公效率的路上还有很长的路要走。再次，计算机办公软件的应用和普及有着较高的成本，主要体现在物质成本和技术成本两个方面，这对于它的普及在一定程度上有着阻碍的作用。

二、计算机办公软件在各类办公中的应用

从目前的情况分析，计算机办公软件的应用还是利大于弊，其在各种办公的应用中扮演着不同的角色，具体如下：

（一）在教育科研中的应用

计算机办公软件在教育办公中的应用，适合教育教学的多媒体化。老师利用word或者幻灯片演示课堂教学的内容，不仅将图文声像等形式实现了有机结合，调动了学生的视觉和听觉，而且也方便学生的课后复习。而在平时的教学办公中，老师也可以利用excel等表格软件对学生成绩实现快捷的统计，不仅节省了智力，同时也提高了办公的效率和准确性，减轻了教职工的工作负担。而在科学研究中，尤其是一些理工科的科学试验中，一些办公软件更是发挥了其方便快捷的作用。

（二）在政府办公中的应用

政府的工作效率与人民的切身利益是紧密相关的，计算机办公软件的应用在其中所发挥的作用更容易被我们所察觉到。民众可以通过在政府部门网站留言的方式向有关部门及时反映情况，政府则能及时知晓民意、为民办事，实现民意的上通下达。我国人口众多，其政府政务更是繁杂，计算机软件办公对于政府办公来说是必要的，如果我们仍停留在纸笔办公的时代，其效率之慢可想而知，恐怕连纸质档案都要堆积如山。计算机办公软件的应用可以较好解决这个问题，建立各类数据库和资料库对于提高政府的办事效率有着很大的帮助，对于国家的有效治理和长治久安也功不可没。

（三）在商务办公中的应用

计算机办公软件在商务办公的应用，更能直观体现出其价值，因为对于商务办公来说时间就是金钱。电子商务的快速发展，更为计算机办公软件在商务办公的应用中，找到了用武之地：我们可以用计算机办公软件为我们的产品修图美化，以增加消费者的购买欲；利用办公通讯软件和客人进行交流，以解决交易过程中出现的疑惑和问题。

三、计算机办公软件应用的完善

正因为计算机办公软件的应用中存在着不足，所以笔者提出一些建议，以完善计算机办公软件在办公中的应用。

（一）加快我国办公软件的自主开发

我们现在通用的计算机办公软件，绝大部分都不是我国自主研发的，因此在使用这些软件的时候要支付很大一部分费用，同时也不利于我国的经济安全和国防安全。所以，加快我国计算机办公软件的自主开发就显得至关重要。加快计算机办公软件的自主开发，既可以减少我国对于国外计算机办公软件的依赖，同时也可加快我国经济建设的步伐。

（二）加强计算机人才方面的培养

计算机办公软件的开发和使用都离不开人，所以我们不仅要加强计算机办公软件开发方面的人才培养，同时也要加强计算机安全和使用方面的人才建设，如定期为办公人员开展计算机软件使用方面的培训等。另外还要加强计算机保护方面的人才建设，防止重要的机密文件和资料被恶意窃取。

（三）加强立法建设和政府管理

恶意软件的存在和计算机病毒的制造，给计算机软件的使用环境带来了很大的威胁，这就需要有关部门加强立法、执法和司法的能力，对于违法犯罪的行为予以坚决打击，以保护公众的利益。

计算机办公软件在办公室的使用，正在改变着我们原本的工作模式，这种高效率的形式，不仅为我们带来了实践效益和金钱效益，同时也存在着一定的风险，要趋利避害，将风险扼杀在摇篮里，将优势得以充分利用。

（作者单位：江苏省医疗保险基金管理中心）

参考文献

[1]  乔韩莉.浅谈办公室计算机办公软件的应用[J]. 信息与电脑：理论版，2014，(12)：111.

[2]  杨璋，黄秀丽.计算机办公软件的分析及应用探讨[J].计算机光盘软件与应用，2014，（23）：53-55。